Proses Analisis Pekerjaan

Dalam  proses  analisis  jabatan  pekerjaan  harus  dilaksanakan  secara terencana,  dan  berdasar  pada  tujuan  yang  dimiliki  oleh  setiap  organisasi.  Oleh karena  itu  diperlukan  suatu  prosedur  yang  benar  dalam  pelaksanaannya. 

Adapun proses analisis pekerjaan tersebut, yaitu sebagai berikut:

Tahap Persiapan, meliputi:

1. Mempelajari Visi, misi, tujuan, dan sasaran perusahaan
2. Mempelajari  struktur  organisasi  perusahaan,  kebijakan,  peraturan,  dan berbagai pedoman
3. Menentukan program yang memerlukan analisis pekerjaan di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan kepegawaian
4. Mengadakan  diskusi  untuk  kesediaan  kerjasama  semua  pihak  yang terlibat  dalam  kegiatan  analisis  pekerjaan  tentang  tujuan  diadakannya analisis pekerjaan
5. Menjelaskan metode yang akan diterapkan dalam analisis pekerjaan serta menyusun rencana penyelenggaraannya termasuk jadwal kerja
6. Menyusun formulir analisis pekerjaan dan petunjuk cara penyajiannya
7. Menyiapkan tenaga analisis pekerjaan. 

Tahap Pengumpulan Data

Dalam  proses  ini,  metode  yang  digunakan  untuk  menjaring  informasi pekerjaan ada berbagai macam, antara lain:

1. Wawancara
2. Daftar pertanyaan
3. Pengamatan (observasi)
4. Buku catatan harian

Adapun  pendekatan  dalam  upaya  pengumpulan  data  menurut Gibson, Ivancevich dan Donnelly (1993), antara lain:

1. Analisis  Pekerjaan  Fungsional  (APF),  adalah  proses  klasifikasi  kerja berdasarkan faktor tugas dan teknologi. Analisis ini difokuskan pada apa yang dikerjakan karyawan metode dan sarana yang dipakai karyawaan, dan apa yang dihasilkan karyawan.
2. Kuesioner  Analisis  Jabatan  (KAJ),  adalah  proses  klasifikasi  pekerjaan menurut faktor manusia, tugas, dan teknologi. Analisis ini berfokus pada persyaratan  informasional  dan  antarpribadi  serta  persyaratan  fisik  dankondisi kerja.

Agar  dapat  memperoleh  hasil  analisis  pekerjaan  yang  baik,  metode  yang paling  efektif  digunakan  yaitu  dengan  mengkombinasikan  semua  metode pengumpulan data yang ada dan kemudian mengadakan diskusi yang diperlukan. Karena  masing-masing  metode  memiliki  kekurangan  dan  kelebihan  sehingga dapat saling melengkapi informasi yang dibutuhkan.

Tahap Pengolahan Data

Pada  tahap  ini,  data  yang  telah  terkumpul  diolah  dan  dibuat  draft  awalnya tentang  deskripsi  pekerjaan.  Proses  pengolahan  data  mengacu  pada  struktur organisasi  dan  deskripsi  tugas  organisasi  yang  dilengkapi  dengan  studi kepustakaan dan konsultasi dengan tenaga ahli.

Tahap Diskusi Hasil Pengolahan Data

Penyusunan draft tentang deskripsi pekerjaan tersebut dikonsultasikan oleh para  penganalisis  dengan  para  penyelia  dan  pengarah  dari  masing-masing  unit kerja dalam suatu forum diskusi sehingga output dari analisis kerja tersebut dapat digunakan dalam proses desain pekerjaan serta berupa deskripsi pekerjaan (Job Description) dan spesifikasi pekerjaan (Job Specification).