Implementasi Total Quality Management

Implementasi Total Quality Management (TQM). sangat penting dalam organisasi. Beberapa pakar kualitas telah mengemukakan cara mengimplementasikan Quality Management (TQM) berdasarkan pendekatan yang berbeda. Menurut Bhat dan Cozzalino (1993), secara mendasar ada dua pendekatan yang berbeda. Pertama adalah pendekatan secara radikal yang dilakukan untuk memperbaiki metode bisnis dan kebiasaan yang tidak perlu dan menjadikan perusahaan berubah drastis. Hasil penelitian terakhir mengindika- sikan bahwa pendekatan tersebut memboroskan waktu dan biaya untuk hal yang tidak perlu. Pendekatan lainnya adalah secara inkremental dilakukan oleh perusahaan yang membangun kualitas secara gradual dan bertahap. Sebagian besar implementasi Quality Management (TQM) dewasa ini dilakukan secara inkremental karena pada hakekatnya merupakan pendekatan proses menuju perubahan budaya kualitas.

Secara garis besar proses implementasi Total Quality Management (TQM) mencakup:

1. Manajemen puncak harus menjadikan Total Quality Management (TQM) sebagai prioritas utama organisasi, visi yang jelas dan dapat dicapai, menyusun tujuan yang agresif bagi organisasi dan setiap unit, dan terpenting menunjukkan komitmen terhadap Total Quality Management (TQM) melalui aktivitas mereka. 
2. Budaya organisasi harus diubah sehingga setiap orang dan setiap proses menyertakan konsep Total Quality Management (TQM). Organisasi harus diubah paradigmanya, fokus pada konsumen, segala sesuatu yang dikerjakan diselaraskan untuk memenuhi harapan konsumen. 
3. Kelompok kecil dikembangkan pada keseluruhan organisasi untuk memahami kualitas, identifikasi keinginan konsumen, dan mengukur kemajuan dan kualitas. Masing-masing kelompok bertanggung jawab untuk mencapai tujuan mereka sebagai bagian dari tujuan organisasi keseluruhan. 
4. Perubahan dan perbaikan berkelanjutan harus diimplementasikan, dipantau, dan disesuaikan atas dasar hasil analisis pengukuran.

Sedangkan Goetsch dan Davis (dalam Tjiptono dan Diana, 2001) menjelaskan implementasi Total Quality Management (TQM) yang lebih rinci dan sistematis ke dalam tiga fase: fase persiapan, fase perencanaan, dan fase pelaksanaan.

Agak berbeda dengan pendekatan sebelumnya, Paskard (1995) lebih mengkaitkan proses implementasi Total Quality Management (TQM) melalui pendekatan teori perubahan dan pengembangan organisasi yaitu model transformasi organisasi dan kepemimpinan.

Tahap awal dalam TQM implementasi adalah menilai keadaan organisasi yang ada. Jika organisasi terbukti mempunyai kepekaan efektif terhadap lingkungan dan mampu mensukseskan perubahan sebelumnya, Total Quality Management (TQM) akan mudah diimplementasikan. Sebaliknya jika kenyataan yang ada tidak mendukung kondisi awal yang diperlukan, Implementasi Total Quality Management (TQM) ditunda dan organisasasi harus ‘ di sehatkan’ sebelum  mengawali  Total Quality Management (TQM).

Berlandaskan prinsip-prinsip dan prakondisi yang tepat, tahapan implementasi berikutnya adalah menggunakan kepemimpinan (visionary leadership) untuk mencapai visi masa depan organisasi dan bagaimana memasukan program Total Quality Management (TQM) yang tepat, mendisain proses perubahan yang komprehensif, implementasi Total Quality Management (TQM) dan kaitannya dengan sistem baru, dan legalitas kelembagaan.

Kepemimpinan adalah elemen kunci keberhasilan implementasi dalam skala yang besar: pemimpin menunjukkan kebutuhan dan menyusun visi, mendefinisikan latar belakang, tujuan, dan parameter Total Quality Management (TQM). Pemimpin mempunyai perspektif jangka panjang dan harus mampu memotivasi bawahan tertuju pada proses selama tahap awal jika ada penolakan dan hambatan. Hal tersebut diperlukan dalam menegakkan budaya oganisasi yang dilengkapi dengan TQM, memelihara dan memperkuat peningkatan kualitas berkelanjutan.

Dalam mendisain proses perubahan komprehensif, pemimpin harus mengetahui budaya organisasi yang ada (norma-norma, nilai-nilai, filosofi, dan gaya kepemimpinan manajer pada semua level) untuk menjamin ketepatan implementasi Total Quality Management (TQM).

Implementasi Total Quality Management (TQM) secara esensial melibatkan tranformasi organisasi: diawali dari operasi dengan cara baru, mengembangkan budaya baru, juga melibatkan desain ulang sistem-sistem yang lain.

Konsisten dengan perspektif sistem, sistem alokasi anggaran dan sumberdaya perlu diarahkan sesuai dengan budaya Total Quality Management (TQM): Total Quality Management (TQM) pada hakekatnya adalah sistem manajemen sumberdaya manusia: pekerjaan mungkin didisain ulang sebagai implementasi kelompok kerja yang mandiri; penilaian kinerja dan sistem kompensasi mungkin diubah menjadi imbalan berdasarkan kinerja kelompok; dan pelatihan bagi manajer, penyelia, dan karyawan sangat diperlukan. Terakhir, perhatian sepenuhnya diperlukan pada berbagai kegiatan dengan menggunakan umpan balik dari konsumen.

Selanjutnya menurut Beckhard dan Pritchard (dalam Hashmi 2003), tahapan dasar dalam mengelola transisi menuju sistem baru Total Quality Management (TQM) adalah:

1. Identifikasi tugas yang akan dikerjakan meliputi studi kondisi yang ada, menilai kesiapan, menentukan model yang diinginkan, dan menilai penanggung jawab dan sumberdaya. Tahapan ini menjadi tanggung jawab manajemen puncak. 
2. Menyusun struktur manajemen yang diperlukan juga merupakan tanggung jawab manajemen puncak. Organisasi membentuk steering commite untuk mengawasi implementasi Total Quality Management (TQM). 
3. Mengembangkan strategi untuk membangun komitmen, sebagaimana telah dibahas pada arti pentingnya kepemimpinan dalam Total Quality Management (TQM). 
4. Mendisain mekanisme untuk mengkomunikasikan perubahan. Pertemuan semua staf khusus perlu dilakukan oleh eksekutif, perlu didisain waktu dialog dan penyampaian masukan, dapat menggunakan proses pencanangan (kick off) dan buletin Total Quality Management (TQM) mungkin merupakan alat komunikasi yang efektif untuk memelihara kesadaran karyawan terhadap implementasi Total Quality Management (TQM). 
5. Mengelola sumberdaya bagi upaya perubahan adalah penting bagi Total Quality Management (TQM). Konsultan luar dilibatkan dalam menentukan kebutuhan pelatihan, mendisain staf dan sistem Total Quality Management (TQM). Karyawan harus terlibat aktif dalam implementasi Total Quality Management (TQM). Setelah memperoleh pelatihan mengelola perubahan, mereka dapat meneruskan kepada karyawan yang lain.

Beberapa kunci keberhasilan implementasi Total Quality Management (TQM) pada level mikro yang telah diidentifikasi oleh the US Federal Quality Institute (Paskard 1995) adalah:

1. Dukungan manajemen puncak diperlukan dan direpresentasikan sebagai bagian perencanaan strategis Total Quality Management (TQM). 
2. Fokus pada konsumen merupakan prakondisi terpenting, karena Total Quality Management (TQM) menyangkut peningkatan kualitas atas tuntutan konsumen. 
3. Karyawan atau kelompoknya harus dilibatkan sejak awal, khususnya dalam hal pelatihan dan pengakuan eksistensi karyawan, dan isu-isu pemberdayaan karyawan dan kelompok kerja. Perhatian pada isu-isu tersebut penting dalam perubahan budaya organisasi yang mengarah pada kelompok kerja, serta fokus pada konsumen dan kualitas 
4. Pengukuran dan analisis proses dan produk, serta jaminan kualitas adalah elemen terakhir yang perlu mendapat perhatian.