Unsur-Unsur Pengawasan Internal

Terdapat unsur-unsur pengawasan internal yang harus ada dalam sebuah organisasi/manajemen. Dalam konsep dan pengertian pengawasan intern yang baru atau menurut M.Guy (2002), terdapat lima unsur pengawasan internal. 

Kelima unsur pengawasan intern tersebut yaitu: 

1. Lingkungan pengawasan (Contol Environment) 
2. Penilaian resiko (Risk Assessment) 
3. Informasi dan komunikasi (Information and Communication) 
4. Aktivitas Pengawasan (Control Activities) 
5. Pemantauan (Monitoring)

Kelima unsur –unsur pengawasan internal diatas dapat diterapkan dengan tingkat formalitas dan spesifikasi implementasi  yang berbeda berdasarkan pertimbangan logis dan praktis, tergantung jenis dan ukuran perusahaan. Suatu satuan usaha yang relatif lebih kecil, dapat memperlunak kelemahan melalui pengembangan budaya yang memberikan penekanan atau integritas, nilai etika dan kompetensi.

Lingkungan Pengawasan (Control Environment)

Lingkungan pengawasan terdiri dari tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan keseluruhan sikap manajemen puncak dan pemilik perusahaan terhadap pengawasan intern perusahaan. Lingkungan pengawasan merupakan kombinasi pengaruh dari berbagai faktor yang membentuk, memperkuat atau memperlemah efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu didalam perusahaan.

Faktor-faktor yang mempengaruhi lingkungan pengawasan yaitu, M. Guy (2002):

1. Integritas dan nilai-nilai etis 
2. Komitmen terhadap kompetensi 
3. Partisipasi dewan direksi dan komite audit 
4. Gaya operasi dan filosofi manajemen 
5. Struktur organisasi 
6. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab 
7. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia dan aplikasinya

Pengendalian organisasi dan operasional yang efektif tergantung pada sikap pimpinan perusahaan. Jika pimpinan merasa bahwa pengawasan intern bukan dan tidak mendapat perhatian yang berarti, maka pengawasan intern tersebut tidak akan tercapai.

Penilaian Resiko (Risk Assessment) 

Penilaian resiko adalah identifikasi , analisis dan manajemen resiko entitas harus memperhatikan keadaan serta kejadian internal dan eksternal yang dapat sangat mempengaruhi kemampuannya dalam mencatat, memproses dan melaporkan data keuangan yang konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan , contoh-contoh resiko seperti itu adalah sistem informasi yang baru atau diperbaiki, teknologi baru dan operasi luar negri yang baru.

Informasi dan Komunikasi (Information and Comunication) 

Sistim Informasi Pelaporan Keuangan, yang mencakup sistim akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menyatukan, menganalisis, mengklarifikasi, mencatat dan melaporkan transaksi entitas ( kejadian dan kondisi ) serta untuk mempertahankan akuntabilitas atas aktiva dan kewajiban yang berkaitan.

Aktivitas Pengawasan (Control Activities)

Aktivitas pengawasan merupakan kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk mencapai tujuan perusahaan selain dari sistim akuntansi dan unsur-unsur lingkungan pengawasan.

Pada dasarnya aktivitas pengawasan adalah:

1. Prosedur otorisasi yang seharusnya dan jelas 
2. Pembagian tugas yang jelas 
3. Perancangan dan penggunaan dokumen yang seharusnya 
4. Pengamanan yang cukup atas akses penggunaan aktiva dan catatannya 
5. Pengecekan pekerjaan secara independent atas jumlah yang dicatat.

Berdasarkan uraian diatas, jelas terlihat bahwa pengawasan intern mengalami suatu hal yang penting bagi manajemen perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan adanya pengawasan intern, maka tujuan perusahaan dapat dilaksanakan dengan cepat. Hal-hal yang dapat menghambat laju perkembangan perusahaan dapat dideteksi penyebabnya dengan segera. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengawasan intern adalah menciptakan kehandalan laporan keuangan, efektifitas dan efisiensi operasi, ketaatan atas ketentuan dan peraturan yang berlaku, dan menjaga kekayaan perusahaan.

Pemantauan (Monitoring)

Pemantauan merupakan kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk membantu menjamin bahwa arahan manajemen telah dijalankan dengan tepat dan benar. Ada banyak pemantauan potensial yang bias digunakan oleh perusahaan. Salah satunya adalah pemantauan akuntansi yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal bahwa tujuan aktivitas pengawasan telah dipenuhi sebagaimana mestinya. Suatu prosedur dirancang untuk memudahkan pelaksanaan kegiatan yang rutin terjadi. Oleh karana itu, dalam suatu perusahaan diperlukan suatu sistim yang dapat menangani kegiatan yang terjadi, salah satunya adalah penganganan dalam akuntansi.

Sistim akuntansi yang efektif dan efisien harus mempertimbangkan pembuatan metode dan catatan transaksi yang akan:

1. Mengidentifikasi dan mencatat seluruh transaksi yang sah 
2. Menggambarkan transaksi yang tepat waktu dan terperinci 
3. Mengukur nilai transaksi yang tepat waktu dan terperinci 
4. Menentukan periode terjadinya transaksi pada periode semestinya 
5. Menyajikan dengan semestinya dalam laporan keuangan

Untuk mencapai tujuan pengawasan intern, sistim akuntansi harus berfungsi secara efektif sampai kepada pelaporan dan penggunaan sumber daya yang ada. Pada intinya konsep pengawasan intern didasarkan atas dua premis utama, yaitu tanggungjawab manajemen dan jaminan yang memadai. Hal ini dilaksanakan melalui kewajiban dalam pemeliharaan catatan-catatan yang memadai untuk menjaga harta dan menganalisa pembebasan tanggung jawab.

Oleh sebab itu setiap individu dalam menajemen perusahaan harus diberi tanggung jawab untuk tugas dan fungsi tertentu.

Alasan diberikan tanggung jawab adalah karena:

1. Tanggung jawab harus ditetapkan secara jelas untuk menggambarkan lingkungan  masalah dan mengarahkan perhatian kepada hal tersebut, dan  
2. Apabila karyawan telah memahami secara jelas ruang lingkup tanggung jawabnya, maka mereka akan terdorong bekerja lebih keras untuk pengendalian tanggung jawab tersebut.