Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Sistem penyimpanan rekam medis sangat penting bagi sebuah tindakan medis maupun rumah sakit. Sebelum menentukan suatu sistem yang akan dipakai perlu terlebih dahulu mengetahui bentuk penyurusan penyimpanan yang ada dalam pengelolaan Rekam Medis. Ada dua cara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan Rekam Medis, yaitu (Dirjen Yankes)

Sentralisasi

Sentralisasi ini diartikan penyimpanan Rekam Medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat.

Sistem ini disamping banyak kebaikannya juga ada kekurangannya (Dirjen Yankes, 1993).

Kebaikannya: 

1. Mengurangi terjadinya pengganaan dalam pemeliharaan dan penyimpanan Rekam Medis 
2. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan. 
3. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasikan 
4. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan. 
5. Mudah menerapkan sistem unit record.

Kekurangannya: 

1. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani Unit Rawat Jalan dan Unit Rawat Inap. 
2. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 4 jam

Desentralisasi

Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis penderita di rawat. Rekam medis poliklinik disimpan di satu tempat penyimpanan, sedangkan rekam medis penderita di rawat disimpan di bagian pencatatan medis. (Dirjen Yankes, 1993).

Kebaikannya:

1. Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat. 
2. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.

Kekurangannya: 

1. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis. 
2. Biaya yang diperlukan untuk perawatan dan ruangan lebih banyak.

Secara teori cara sistem sentralisasi lebih baik dari pada cara sistem desentralisasi, tetapi pada pelaksananya sangat tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit. Hal-hal yang mempengaruhi yang berkaitan dengan situasi dan kondisi tersebut antara lain (Dirjen Yankes, 1993):

1. Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani pengelolaan rekam medis. 
2. Kemampuan dana Rumah Sakit yang dikelolah oleh Pemerintah Daerah.

Ketentuan dan prosedur penyimpanan rekam medis lainnya (Dirjen Yankes, 1993):

1. Pada saat rekam medis dikembalikan ke bagian rekam medis, harus disortir menurut nomor sebelum disimpan. Hal ini membantu menentukan rekam medis yang diperlukan tetapi tidak ada dalam tempat penyimpanan dan memudahkan pekerjaan penyimpanan. 
2. Hanya petugas-petugas rekam medis yang dibenarkan menangani rekam medis, pengecualian diberikan kepada pegawai rumah sakit yang bertugas pada sore hari dan malam hari. Dokter-dokter, staf Rumah Sakit, pegawai-pegawai dari bagian lain tidak diperkenankan mengambil berkas rekam medis dari tempat penyimpanan. 
3. Rekam medis yang sampulnya rusak atau lembarannya lepas, harus segerah diperbaiki untuk mencegah makin rusak atau hilannya lembaran-lembaran yang diperlukan. 
4. Pengamatan terhadap penyimpanan harus dilakukan secara periodik, untuk menentukan salah simpan dan melihat kartu pinjaman yang rekam medisnya masih belum dikembalikan. 
5. Rekam medis yang sangat tebal harus dijadikan 2 atau 3 jilid. 
6. Petugas yang mengepalai kegiatan penyimpanan harus membuat laporan rutin kegiatan yang meliputi: (a)  Jumlah rekam medis yang dikeluarkan tiap hari dari rak penyimpanan untuk memenuhi permintaan, (b) Jumlah permintaan darurat, (c) Jumlah salah simpan, (d) Jumlah rekam medis yang tidak dapat ditemukan.